Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной формы. Что такое приказ об утверждении должностной инструкции и как его правильно составить? Вас также могут заинтересовать

Без механизма документального оформления должностных инструкций последние не имели бы юридической силы. В этом вопросе незаменимым помощником становится отдельный приказ. Но с правилами его оформления и составления до сих пор знаком далеко не каждый руководитель.

В теории, большинству фирм-работодателей должностные инструкции вообще не нужны. Но благодаря таким документам управление человеческими ресурсами становится более эффективным.

Ведь именно должностные инструкции помогают в письменной форме закреплять обязанности и ответственность с правами работников, в соответствии с должностями, которые они занимают.

Сотрудник официально заявляет, что согласен с содержанием инструкции, когда ставит на ней свою подпись.

Приказ об утверждении должностных инструкций необходим, чтобы последние обрели юридическую силу.

Работники после ознакомления ставят свои подписи в специальном листе, подтверждая согласие с действующими правилами. Неисполнение обязанностей наказывается дисциплинарными взысканиями.

Образец и общая структура документа

На законодательном уровне какой-либо универсальной формы для такого приказа не установлено. Есть лишь несколько блоков, которые допустимо включать в состав:

• Текстовый с резолютивными формулировками. Здесь руководитель сообщает о своих приказах.
• Текстовый с мотивами. Здесь описывается, почему вводят то или иное правило на предприятии.
• Блок с наименованием документа.

Как составить приказ о назначении генерального директора? Кто должен этим заниматься? Порядок написания документа и примеры вы найдёте в .

Руководитель фирмы в обязательном порядке ставит свою подпись на этой бумаге.

Свои подписи ставят и сотрудники, которые отвечают за учёт, корректировку и разработку должностных инструкций, осуществление других необходимых действий в связи с этим документом.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций можно скачать .

Резолютивная часть посвящена перечню должностей, для которых и требуется утверждение инструкции.

Обязательно наличие дат, в которые и произошло утверждение. Даты подписания и утверждения должны совпадать друг с другом.

Должностные инструкции в новой редакции

Любая должностная инструкция относится к локальным нормативным актам на предприятии.

Локальные нормативные акты, в любых версиях, утверждаются всего двумя основными способами:

• Приказом или специально издаваемым документом.
• Должностным лицом, руководителем.

Во втором случае действия будут такими. Гриф утверждения проставляется на самом нормативном акте. Это делается только на правой стороне, на поле, которое находится вверху.

Сам гриф состоит из одного слова «Утверждаю», только кавычки отсутствуют. Обязательно наличие должности лица, отвечающего за утверждение. Ставится подпись с датой и инициалами, фамилией.

Если документы утверждаются таким грифом, потом отдельные приказы издавать не нужно.

При наличии приказа об утверждении должностных инструкций

Работодатель самостоятельно определяет форму самого приказа. В таком документе обязательно отразить:

• Фамилии с должностями лиц, которые обязаны соблюдать инструкции.
• Указание об ознакомлении со сроками, за которые это надо сделать.
• Дату, когда локальный акт был введён в действие.

В каких случаях необходимо составить ? Образец акта и правила его использования смотрите по ссылке.

Каждый из способов утверждения правомерен. И имеет законную силу.

Внесение изменений в должностные документы

Чаще всего должностные инструкции подвергаются изменениям, когда корректировки вносятся в объём должностных обязанностей. Либо если другими надо сделать технологические, организационные условия труда на предприятиях.

Порядок внесения изменений в должностные инструкции не установлен точно на законодательном уровне.

Это значит, что у каждой организации есть право на самостоятельную разработку порядка данной процедуры. Сам порядок закрепляется в одном из локальных документов. Главное – учитывать пару факторов при внесении изменений.

Характер. Затрагивают ли изменения основные, важные моменты в индивидуальном или коллективном трудовом договоре?

Способ оформления самого документа, который требует корректировки. Изменения можно оформить либо как самостоятельный документ, либо в качестве приложений.

Создание дополнительного соглашения будет оптимальным решением, если сами инструкции – приложение к основному трудовому договору.

Или можно создать новую редакцию инструкций, если последние оформлены отдельным документом, а сами изменения не касаются основных положений договора.

Руководители кадровой службы должны обязательно оценить, насколько целесообразно введение инструкций и новых положений к ним. На следующем этапе руководству высказывают мнение, каждый из сотрудников.

При необходимости, организуется совместная доработка документа. Если уволены лица, подписавшие и утвердившие документ, менять реквизиты не требуется. Ведь инструкции действуют на протяжении долгого времени.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Для введения новой должностной инструкции директором издается приказ об утверждении должностных инструкций .

Утверждение локального нормативного акта находится в ведении начальника отдела кадров или другого ответственного лица. С новой инструкцией знакомится специалист, который будет трудиться по этой позиции. Такое правило закрепляется в коллективном договоре, регулируется Трудовым кодексом РФ.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

З А К Р Ы Т О Е А К Ц И О Н Е Р Н О Е О Б Щ Е С Т В О

«А О К В О Р У М»

об утверждении должностных инструкций

от 13.11.2014 № 28-5

г. Москва

Во исполнение требований законодательства о труде,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить должностные инструкции (Приложения 1-20).

	Должность	№ инструкции
	Генеральный директор
	Технический директор
	Директор
	Директор по персоналу
	Главный бухгалтер
	Заместитель главного бухгалтера
	Бухгалтер
	Руководитель Департамента корпоративного администрирования и договорной работы
	Менеджер по персоналу
	Ведущий специалист договорной группы
	Администратор офиса
	Секретарь
	Старший менеджер по персоналу
	Юрисконсульт
	Руководитель Службы тестирования ПАУ ПД
	Специалист по тестированию Службы тестирования ПАУ ПД
	Руководитель договорной группы

3. Службе персонала ознакомить всех сотрудников с должностными инструкциями в форме листа ознакомления (Приложение № 21).

4. Контролировать выполнение настоящего приказа поручаю директору по персоналу Пригожину Б.А.

Генеральный директор _____________ С.К. Попов

Ознакомлен:

Директор по персоналу Б.А. Пригожин

Вас также могут заинтересовать:

• Положение о дисциплине работников железнодорожного…

Приказ об утверждении должностной инструкции - образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.

Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции

Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.

Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:

Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.

Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций - образец этого документа и потом будет использоваться в организации - происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.

Не знаете свои права?

За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.

Утверждение новой должностной инструкции

Скачать форму приказа

Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.

Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:

• разрабатывается проект конкретной инструкции;
• издается приказ об утверждении должностной инструкции;
• приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
• приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.

Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.

Какие реквизиты должны быть в приказе ?

В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:

• наименование организации;
• название документа (ПРИКАЗ);
• дата и регистрационный номер;
• текст документа;
• место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
• отметка об исполнителе;
• место для виз согласования, если это необходимо.

Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.

Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.

Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.

ФАЙЛЫ

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

• юрисконсульт,
• специалист кадрового отдела,
• секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

• номер,
• дату и место составления,
• название компании,
• полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций? Для того, чтобы документ приобрел юридическую силу для данной организации, его должен утвердить ее руководитель, при том на самой должностной инструкции указывается номер и дата приказа, которым она введена в действие.

Без приказа об утверждении это всего лишь бумага, не имеющая никакой силы.

Подготавливаются должностные инструкции кадровой службой. Приказом можно утвердить все должностные инструкции разом, при этом приводится их перечень в бланке приказа. Если на предприятии вводится новая должность, то для нее разрабатывать должностная инструкция, после чего утверждается отдельным приказом руководителя.

Для введения в действия различных локальных актов предприятия всего подготавливаются распорядительные документы. Примеры других приказов об утверждении можно также скачать на нашем сайте:

• Положения по оплате труда — ;
• Инструкция по охране труда — ;
• Правил внутреннего трудового распорядка — .

Как оформить приказ об утверждении должностных инструкций?

Как и любой другой приказ руководителя, его лучше оформить на фирменном бланке.

Он должен включать название — «Приказ» и заголовок — «об утверждении должностных инструкций».

Далее приводится причина его подготовки, например, «во исполнение требований трудового законодательства», после чего пишется заглавными буквами слово «ПРИКАЗЫВАЮ» и приводится перечень распоряжений, в данном случае — это утвердить должностные инструкции с определенной даты (указать их перечень, а сами инструкции должны быть приложены к приказу, их нужно указать в приложении).