Как заполняется справочник политики учета серий. Как заполняется справочник политики учета серий Создание номенклатурной позиции

В программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3) реализован учет по сериям товаров. Его возможные варианты и настройки описаны в нашей статье .

Рассмотрим наиболее простой вид такого учета – справочное указание серий товаров.

Особенности справочного учета по сериям товаров

Если применяется справочный вариант учета по сериям, то серии товаров могут быть указаны при выполнении операций – поступлении, перемещении, отгрузке. Конкретные операции, для которых будет необходимо указание серий, настраиваются в политике учета серий.

Однако справочный вариант учета не позволяет учитывать по сериям остатки товаров и их стоимость.

При справочном учете по сериям возможна ситуация, когда оформлено поступление товара одной серии, а при отгрузке этого товара указана другая серия. Программа в этом случае не будет контролировать остатки по сериям.

Тем не менее, при данном способе учета можно с помощью отчетов отследить все движения товаров по сериям. Это может помочь в таких случаях, как, например, проверка обоснованности претензий клиента (если клиент предъявил для претензии не тот товар, который был куплен в нашей компании).

Настройка вида номенклатуры для справочного учета по сериям

Создадим новый вид номенклатуры – «Электровелосипеды», с типом номенклатуры «Товар (без особенностей учета)».

НСИ и администрирование / НСИ / Классификаторы номенклатуры / Виды номенклатуры

В карточке вида номенклатуры на вкладке «Основное» поставим флаг учета по сериям, в нашем примере они будут настроены для этого вида.

По умолчанию программа установила следующие настройки:

• серия идентифицирует экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер;
• в состав реквизитов серии входит только номер, без RFID-метки.

В примере оставим значения, указанные по умолчанию. Обратите внимание: если серия идентифицирует экземпляр товара, то возможен только справочный учет по сериям. Однако в нашем случае такой и требуется.

Для политики учета серий в примере выберем вариант «Настраивается для каждого склада». В появившемся поле добавим строку, укажем склад, затем откроем выбор политики.

Создадим новую политику учета серий с типом «Справочное указание серий». В форме политики укажем операции, при которых будут использоваться серии товаров (в примере – приемка от поставщика и отгрузка клиенту).

Обратите внимание, что для типа политики «Справочное указание серий» недоступно использование серий при планировании (то есть в заказах). Серии будут применяться по факту отбора – непосредственно в документах товародвижения.

Запишем и закроем политику учета серий и вид номенклатуры.

Создание номенклатурной позиции

Откроем справочник номенклатуры и создадим позицию с видом «Электровелосипеды» – «Электровелосипед 1».

НСИ и администрирование / НСИ / Номенклатура

После заполнения запишем и закроем номенклатурную позицию.

Закупка товаров с серийными номерами

Оформим закупку электровелосипедов с предварительным заказом поставщику.

Закупки / Закупки / Заказы поставщикам

Создадим и заполним заказ поставщику. Как видим, в заказе серии товаров не указываются. После заполнения проведем заказ в финальном статусе «Подтвержден».

На основании заказа создадим «Поступление товаров и услуг».

В этом документе на вкладке «Товары» присутствует графа «№». Красная пиктограмма в ней означает, что для товара задан учет по сериям, но серии не указаны. Документ в таком виде не может быть проведен.

Для ввода серийных номеров выделим строку с товаром и нажмем кнопку «Указать серии».

Откроется окно «Регистрация серий товаров».

При регистрации серий товаров возможен как ввод новых серий (вкладка «Ввод» в окне регистрации), так и выбор из ранее введенных (вкладка «Выбор»). Ввести номер серии, в свою очередь, можно вручную либо с помощью автоматической генерации или заполнения (кнопки «Сгенерировать номер» и «Заполнить номера…»)

В примере введем новые номера вручную, по кнопке «Ввести номер». Затем нажмем «Завершить».

После регистрации серий товара пиктограмма в графе «№» приобрела зеленый цвет.

Проведем и закроем документ поступления товаров.

Продажа товара с серийными номерами

Теперь отразим продажу закупленных электровелосипедов, с оформлением предварительного заказа клиента.

Продажи / Оптовые продажи / Заказы клиентов

Создадим и заполним заказ клиента. В нем, как и в заказе поставщику, серии не указываются. Укажем для товара действие «Отгрузить» и проведем заказ в статусе «К выполнению».

Создадим на основании заказа «Реализацию товаров и услуг». Здесь на вкладке «Товары» есть графа «Серия». Пиктограмма в ней показывает, указаны ли серии для товаров, учет по которым ведется с применением серий.

У нас пиктограмма красная, потому что серии отгружаемых товаров пока не зарегистрированы. Нажмем «Указать серии».

Серии электровелосипедов уже зарегистрированы, поэтому в данном случае нужно не вводить новые серии, а выбрать из имеющихся.

Перейдем в окне регистрации на вкладку «Выбор». Для отображения всех серий нажмем «Все». Появились введенные ранее серии. Отметим их «галочками» и нажмем «Завершить».

Однако, программа позволила бы и ввести новые серии, документ в этом случае провелся бы, так как при справочном учете серий не контролируются остатки по сериям.

Проведем документ реализации товаров и услуг.

Документ реализации позволяет распечатывать форму «Расходная накладная», в которой выводятся серии товаров.

.

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Серии и сроки годности могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Работа с сериями и сроками годности номенклатуры предполагает два этапа:

• Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры. Этап выполняет сотрудник ответственный за ведение номенклатуры в организации.
• Работа с сериями и сроками годности в документах программы. Выполняется сотрудниками, работающими с документами товародвижения.

Настройка параметров системы
Перед началом использования функционала, в настройках параметров учета, в разделе НСИ , необходимо установить флажок Использовать серии номенклатуры .
Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры
Настройка ведения учета серий и номенклатуры состоит из двух этапов:

• Формирование правил (для различных видов номенклатуры и для различных складов) ведения учета серий и сроков годности номенклатуры.
• Формирование для вида номенклатуры, списка складов и правил ведения учета серий и сроков годности на этих складах.

Правила ведения учета серий и сроков годности формируются в справочникеПолитики учета серий . Открыть справочник можно в разделеНормативно-справочная информация , с помощью команды панели навигацииПолитики учета серий . По команде спискаСоздать , можно приступить к формированию нового правила учета серий и сроков годности. В формеПолитика учета серий можно выполнить следующие настройки.

В полеТип политики нужно выбрать значение из списка. Значение поля будет влиять на то, каким образом система будет учитывать товары: будет ли вестись полноценный учет остатков товаров или эта информация будет фиксироваться в документах справочно. При заполнении поля, заполняются и другие значения формы значениями по умолчанию.

Для поля Тип политики доступны следующие значения:

• Справочное указание серий – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но в документах товарооборота необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
• – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но при приемке товара, а так же при внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
• Управление остатками серий - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При этом учет партий в разрезе серий и сроков годности не ведется, т.е. при отгрузке товара можно указать любую серию или срок годности зарегистрированную в программе.
• - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. Отличие от предыдущего пункта заключается в том, что в документах отгрузки программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out). При этом, так же как и в предыдущем пункте возможность указать серийный номер или срок годности для каждой единицы товара остается.

В группеУказывать серии флажками указывается в каких документах/операциях будут указываться серии или сроки годности. Установка флажков доступна, если в типе политики указано справочное указание серий. Если в типе политики указано управление остатками серий (любой из двух вариантов), то все флажки группыУказывать серии выставляются и становятся недоступными для редактирования (т.е. при учете остатков указание серий в документах становится обязательным). Если в типе политики указаноАвторасчет по FEFO остатков серий , то для редактирования доступны только флажки группыПри отгрузке .
Управление остатками серий , то с помощью переключателя можно настроить когда будут указываться серии на ордерном складе при отгрузке:

■ в момент оформления заказа или реализации – переключательПри планировании отгрузки ;
■ в момент выдачи задания работнику склада - переключательПри планировании отбора ;
■ после исполнения задания на отбор - переключательПо факту отбора .

Если в типе политики указано значение Управление по FEFO остатками серий , то включается переключатель При планировании отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. программа будет предлагать отгрузку серий по методу FEFO всегда на этапе выдачи заданий.

Если в типе политики указано значениеАвторасчет по FEFO остатков серий илиСправочное указание серий и флажокПри отгрузке сброшен, то все переключатели сбрасываются и становятся недоступными (при таких политиках настройка не имеет значение).

Если в типе политики указано значениеСправочное указание серий , а флажокПри отгрузке установлен то включается переключательПо факту отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. при таких настройках программа будет предлагать отгрузку серий по факту отбора в процессе отгрузки товара.

Список складов и правил ведения учета серий на этих складах, для вида номенклатуры формируется в формеВид номенклатуры . Для этого в форме, в группеПравила ведения учета , нужно установить флажокИспользовать серии . Флажок доступен если в полеТип номенклатуры установлено значениеТовар (у услуг не может быть серий). После установки флажка на форме будет доступна страницаСерии в которой осуществляются окончательные настройки учета серий.

Прежде чем формировать список складов и указывать политики учета серий на этих складах необходимо в поле Серии идентифицируют уточнить чем будет являться серия: серийным номером конкретного товара, серией партии, или сроком годности партии. В поле доступны следующие значения:

• – при такой настройке серия будет представлять из себя уникальный серийный номер конкретного товара, например, серийный номер конкретного мобильного телефона, или другой сложнобытовой техники;
• - при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев - как правило разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком. Так же при этой настройке серия может принадлежать к товару который продается на отрез из рулонов, бух, и т.д. Например, серия это рулон линолеума, бухта кабеля и т.д.;
• - при такой настройке серия будет представлять из себя срок годности партии товара, например, срок годности партии молока;
• - при такой настройке серия будет характеризовать как срок годности партии, так и отражать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски - как правило разные партии краски различаются оттенком цвета и в то же время каждая поставка краски имеет срок годности;

Для сроков годности (если полеСерии идентифицируют заполнено значениемПартии товаров, имеющих одинаковые сроки годности илиПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности ) можно указать точность срока годности: до дней или до часов.

Далее для вида номенклатуры необходимо сформировать список складов на которых будет применяться та или иная политика учета серий. При формировании списка следует учесть следующее: учет серийных номеров в программе возможен только справочно. Т.е если серии товаров идентифицируютЭкземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера , то в список можно добавить только политики созданные для справочного учета серий, т.е. политики с типомСправочное указание серий .

Если серии идентифицируютПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий , то в список нельзя добавить политики созданные для учета сроков годности, т.е. политики с типамиАвторасчет по FEFO остатков серий иУправление по FEFO остатками серий .

Если на складе не используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи (в карточке склада не установлен соответствующий флажок в группе Использование ордерной схемы), то для такого склада можно указать только политики в которых так же не установлены флажки (в группеУказывать серии )При пересчете товаров, отражении излишков недостач и порчи товаров иПри перемещении между помещениями . Если на складе используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи, то для такого склада можно указать любую политику учета серий.

Работа с сериями и сроками годности в документах программы

Работа в программе с сериями и сроками годности поддерживается в следующих документах:

• Ввод остатков;
• Заказ клиента;
• Заявка на возврат товаров от клиента;
• Возврат товаров от клиента;
• Возврат товаров поставщику;
• Ордер на отражение излишков товаров;
• Ордер на отражение недостач товаров;
• Ордер на отражение порчи товаров;
• Ордер на отражение результатов пересчетов товаров;
• Ордер на перемещение товаров;
• Отбор (размещение) товаров;
• Отражение результатов проверки ордера на товары;
• Перемещение товаров;
• Пересортица товаров;
• Пересчет товаров;
• Поступление товаров и услуг;
• Реализация товаров и услуг;
• Приходный ордер на товары;
• Расходный ордер на товары;
• Сборка (разборка) товаров;
• Внутреннее потребление товаров;
• Отчет о розничных продажах;
• Чек ККМ;
• Чек ККМ на возврат;

При товарообороте по не ордерному складу серии и сроки годности номенклатуры указываются в товарных накладных (Реализация товаров и услуг , Поступление товаров и услуг и т.д.), в случае товарооборота по ордерному складу в складских ордерах.

В зависимости от вида документа серии и сроки годности могут указываться в документах двумя способами: только с помощью команды табличной части документаУказать серии или непосредственно в табличной части документа (в части таких документов так же можно использовать командуУказать серии ). Например, в документахПоступление товаров и услуг для указания серии или срока годности нужно воспользоваться командой табличной частиУказать сери и, а в документеОрдер на отражение излишков товаров серии или сроки годности указываются непосредственно в табличной части документа.

Если информация о сериях в документе заполняется с помощью командыУказать серии и в документе (в шапке или в табличной части) выбран склад на котором ведется учет серий и сроков годности, то в табличной части таких документов появляется колонка в которой пиктограммой помечаются те товары по которым для выбранного склада необходимо указывать серии или сроки годности.

• Если пиктограмма выделена красным цветом, то по товару не указаны (или указаны не все) серийные номера или сроки годности.
• Если пиктограмма выделена зеленым цветом, то информация по сериям указана полностью.

По командеУказать серии открывается формаРегистрация серий товаров . В форме необходимо указать серии и/или сроки годности.

• Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий ,Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности илиПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности , то в форме для каждой введенной серии необходимо указать и количество товара.
• Если для склада и вида номенклатуры установлено правило с типом политикиЭкземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера , то указывать количество товара для каждой серии не требуется, но при этом количество указанных серий должно соответствовать количеству единиц номенклатуры, для которой эти серии указываются (у каждой единицы товара есть свой серийный номер). Например, если в документеПоступление товаров и услуг приходуется десять единиц товара, то в формеРегистрация серий товара необходимо указать десять серийных номеров. В нижней части формыРегистрация серий товара выводится информация о количестве серий, которое необходимо зарегистрировать и о том, сколько серий уже зарегистрировано.

ФормаРегистрация серий товара позволяет регистрировать серии с помощью сканера штрих-кода (в тех случаях когда информация о серии нанесена на товаре или его упаковке в виде штрих-кода). При этом можно настроить в какой очередности будет сканироваться штрих-коды товара и штрих-коды серии. Настройка осуществляется в формеРегистрация серий товара по командеВсе действия –Настроить порядок сканирования серий .

Доступны следующие настройки (выбираются переключателем):

• Штрихкод товара – все штрихкоды серий этого товара – штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий в которой можно сканировать штрих-коды серий, то количество раз которое необходимо. После того как отсканированы все серии форму регистрации серий нужно закрыть вручную. Считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;
• Штрихкод товара – штрихкод серий этого товара – штрихкод следующего товара - при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий которая после однократного сканирования будет автоматически закрыта. Считанный в форме регистрации штрих-код будет интерпретирован как штрих-код серии, считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;

Информация о сериях в табличной части документов указывается в колонкеСерия . Для заполнения серий может использоваться командаУказать серии . Указать серии можно и непосредственно в табличной части. Один и тот же товар с разными сериями в документе отображается в разных строках (количество строк с таким товаром равно количеству серий).

Если для товара заданы настройки ведения учета серий, то после подбора товара в табличную часть, колонкаСерии становится обязательной для заполнения. Если для товара не заданы настройки ведения учета серий, то в колонкеСерии отображается надписьСерии не указываются.

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Серии и сроки годности могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Работа с сериями и сроками годности номенклатуры предполагает два этапа:

• Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры. Этап выполняет сотрудник ответственный за ведение номенклатуры в организации.
• Работа с сериями и сроками годности в документах программы. Выполняется сотрудниками, работающими с документами товародвижения.

Настройка параметров системы
Перед началом использования функционала, в настройках параметров учета, в разделе НСИ , необходимо установить флажок Использовать серии номенклатуры .
Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры
Настройка ведения учета серий и номенклатуры состоит из двух этапов:

• Формирование правил (для различных видов номенклатуры и для различных складов) ведения учета серий и сроков годности номенклатуры.
• Формирование для вида номенклатуры, списка складов и правил ведения учета серий и сроков годности на этих складах.

Правила ведения учета серий и сроков годности формируются в справочникеПолитики учета серий . Открыть справочник можно в разделеНормативно-справочная информация , с помощью команды панели навигацииПолитики учета серий . По команде спискаСоздать , можно приступить к формированию нового правила учета серий и сроков годности. В формеПолитика учета серий можно выполнить следующие настройки.

В полеТип политики нужно выбрать значение из списка. Значение поля будет влиять на то, каким образом система будет учитывать товары: будет ли вестись полноценный учет остатков товаров или эта информация будет фиксироваться в документах справочно. При заполнении поля, заполняются и другие значения формы значениями по умолчанию.

Для поля Тип политики доступны следующие значения:

• Справочное указание серий – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но в документах товарооборота необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
• – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но при приемке товара, а так же при внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
• Управление остатками серий - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При этом учет партий в разрезе серий и сроков годности не ведется, т.е. при отгрузке товара можно указать любую серию или срок годности зарегистрированную в программе.
• - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. Отличие от предыдущего пункта заключается в том, что в документах отгрузки программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out). При этом, так же как и в предыдущем пункте возможность указать серийный номер или срок годности для каждой единицы товара остается.

В группеУказывать серии флажками указывается в каких документах/операциях будут указываться серии или сроки годности. Установка флажков доступна, если в типе политики указано справочное указание серий. Если в типе политики указано управление остатками серий (любой из двух вариантов), то все флажки группыУказывать серии выставляются и становятся недоступными для редактирования (т.е. при учете остатков указание серий в документах становится обязательным). Если в типе политики указаноАвторасчет по FEFO остатков серий , то для редактирования доступны только флажки группыПри отгрузке .
Управление остатками серий , то с помощью переключателя можно настроить когда будут указываться серии на ордерном складе при отгрузке:

■ в момент оформления заказа или реализации – переключательПри планировании отгрузки ;
■ в момент выдачи задания работнику склада - переключательПри планировании отбора ;
■ после исполнения задания на отбор - переключательПо факту отбора .

Если в типе политики указано значение Управление по FEFO остатками серий , то включается переключатель При планировании отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. программа будет предлагать отгрузку серий по методу FEFO всегда на этапе выдачи заданий.

Если в типе политики указано значениеАвторасчет по FEFO остатков серий илиСправочное указание серий и флажокПри отгрузке сброшен, то все переключатели сбрасываются и становятся недоступными (при таких политиках настройка не имеет значение).

Если в типе политики указано значениеСправочное указание серий , а флажокПри отгрузке установлен то включается переключательПо факту отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. при таких настройках программа будет предлагать отгрузку серий по факту отбора в процессе отгрузки товара.

Список складов и правил ведения учета серий на этих складах, для вида номенклатуры формируется в формеВид номенклатуры . Для этого в форме, в группеПравила ведения учета , нужно установить флажокИспользовать серии . Флажок доступен если в полеТип номенклатуры установлено значениеТовар (у услуг не может быть серий). После установки флажка на форме будет доступна страницаСерии в которой осуществляются окончательные настройки учета серий.

Прежде чем формировать список складов и указывать политики учета серий на этих складах необходимо в поле Серии идентифицируют уточнить чем будет являться серия: серийным номером конкретного товара, серией партии, или сроком годности партии. В поле доступны следующие значения:

• – при такой настройке серия будет представлять из себя уникальный серийный номер конкретного товара, например, серийный номер конкретного мобильного телефона, или другой сложнобытовой техники;
• - при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев - как правило разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком. Так же при этой настройке серия может принадлежать к товару который продается на отрез из рулонов, бух, и т.д. Например, серия это рулон линолеума, бухта кабеля и т.д.;
• - при такой настройке серия будет представлять из себя срок годности партии товара, например, срок годности партии молока;
• - при такой настройке серия будет характеризовать как срок годности партии, так и отражать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски - как правило разные партии краски различаются оттенком цвета и в то же время каждая поставка краски имеет срок годности;

Для сроков годности (если полеСерии идентифицируют заполнено значениемПартии товаров, имеющих одинаковые сроки годности илиПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности ) можно указать точность срока годности: до дней или до часов.

Далее для вида номенклатуры необходимо сформировать список складов на которых будет применяться та или иная политика учета серий. При формировании списка следует учесть следующее: учет серийных номеров в программе возможен только справочно. Т.е если серии товаров идентифицируютЭкземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера , то в список можно добавить только политики созданные для справочного учета серий, т.е. политики с типомСправочное указание серий .

Если серии идентифицируютПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий , то в список нельзя добавить политики созданные для учета сроков годности, т.е. политики с типамиАвторасчет по FEFO остатков серий иУправление по FEFO остатками серий .

Если на складе не используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи (в карточке склада не установлен соответствующий флажок в группе Использование ордерной схемы), то для такого склада можно указать только политики в которых так же не установлены флажки (в группеУказывать серии )При пересчете товаров, отражении излишков недостач и порчи товаров иПри перемещении между помещениями . Если на складе используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи, то для такого склада можно указать любую политику учета серий.

Работа с сериями и сроками годности в документах программы

Работа в программе с сериями и сроками годности поддерживается в следующих документах:

• Ввод остатков;
• Заказ клиента;
• Заявка на возврат товаров от клиента;
• Возврат товаров от клиента;
• Возврат товаров поставщику;
• Ордер на отражение излишков товаров;
• Ордер на отражение недостач товаров;
• Ордер на отражение порчи товаров;
• Ордер на отражение результатов пересчетов товаров;
• Ордер на перемещение товаров;
• Отбор (размещение) товаров;
• Отражение результатов проверки ордера на товары;
• Перемещение товаров;
• Пересортица товаров;
• Пересчет товаров;
• Поступление товаров и услуг;
• Реализация товаров и услуг;
• Приходный ордер на товары;
• Расходный ордер на товары;
• Сборка (разборка) товаров;
• Внутреннее потребление товаров;
• Отчет о розничных продажах;
• Чек ККМ;
• Чек ККМ на возврат;

При товарообороте по не ордерному складу серии и сроки годности номенклатуры указываются в товарных накладных (Реализация товаров и услуг , Поступление товаров и услуг и т.д.), в случае товарооборота по ордерному складу в складских ордерах.

В зависимости от вида документа серии и сроки годности могут указываться в документах двумя способами: только с помощью команды табличной части документаУказать серии или непосредственно в табличной части документа (в части таких документов так же можно использовать командуУказать серии ). Например, в документахПоступление товаров и услуг для указания серии или срока годности нужно воспользоваться командой табличной частиУказать сери и, а в документеОрдер на отражение излишков товаров серии или сроки годности указываются непосредственно в табличной части документа.

Если информация о сериях в документе заполняется с помощью командыУказать серии и в документе (в шапке или в табличной части) выбран склад на котором ведется учет серий и сроков годности, то в табличной части таких документов появляется колонка в которой пиктограммой помечаются те товары по которым для выбранного склада необходимо указывать серии или сроки годности.

• Если пиктограмма выделена красным цветом, то по товару не указаны (или указаны не все) серийные номера или сроки годности.
• Если пиктограмма выделена зеленым цветом, то информация по сериям указана полностью.

По командеУказать серии открывается формаРегистрация серий товаров . В форме необходимо указать серии и/или сроки годности.

• Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий ,Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности илиПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности , то в форме для каждой введенной серии необходимо указать и количество товара.
• Если для склада и вида номенклатуры установлено правило с типом политикиЭкземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера , то указывать количество товара для каждой серии не требуется, но при этом количество указанных серий должно соответствовать количеству единиц номенклатуры, для которой эти серии указываются (у каждой единицы товара есть свой серийный номер). Например, если в документеПоступление товаров и услуг приходуется десять единиц товара, то в формеРегистрация серий товара необходимо указать десять серийных номеров. В нижней части формыРегистрация серий товара выводится информация о количестве серий, которое необходимо зарегистрировать и о том, сколько серий уже зарегистрировано.

ФормаРегистрация серий товара позволяет регистрировать серии с помощью сканера штрих-кода (в тех случаях когда информация о серии нанесена на товаре или его упаковке в виде штрих-кода). При этом можно настроить в какой очередности будет сканироваться штрих-коды товара и штрих-коды серии. Настройка осуществляется в формеРегистрация серий товара по командеВсе действия –Настроить порядок сканирования серий .

Доступны следующие настройки (выбираются переключателем):

• Штрихкод товара – все штрихкоды серий этого товара – штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий в которой можно сканировать штрих-коды серий, то количество раз которое необходимо. После того как отсканированы все серии форму регистрации серий нужно закрыть вручную. Считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;
• Штрихкод товара – штрихкод серий этого товара – штрихкод следующего товара - при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий которая после однократного сканирования будет автоматически закрыта. Считанный в форме регистрации штрих-код будет интерпретирован как штрих-код серии, считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;

Информация о сериях в табличной части документов указывается в колонкеСерия . Для заполнения серий может использоваться командаУказать серии . Указать серии можно и непосредственно в табличной части. Один и тот же товар с разными сериями в документе отображается в разных строках (количество строк с таким товаром равно количеству серий).

Если для товара заданы настройки ведения учета серий, то после подбора товара в табличную часть, колонкаСерии становится обязательной для заполнения. Если для товара не заданы настройки ведения учета серий, то в колонкеСерии отображается надписьСерии не указываются.

Кому это надо?

Большинство сетей продуктовых магазинов стремится включить алкогольную продукцию в свой ассортимент по принципу: «Где закуска - там и выпивка». Полки с алкоголем существенно повышают оборот розницы. Вот и получается, что очень многие предприниматели заинтересованы в учете оборота алкогольной продукции. А законодатель ФС РАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка), выдающий лицензии на оптовую и розничную торговлю алкоголем, предлагает отчитываться в ЕГАИС (единую государственную автоматизированную информационную систему) по каждой проданной бутылке:

С 1 января 2016 года программное обеспечение для ЕГАИС должны будут установить все оптовые продавцы алкоголя,

С 1 июля 2016 года все розничные магазины, осуществляющие торговлю алкогольной продукцией (на территории городов и крупных поселений).

На каждой бутылке с алкоголем – сейчас только на крепком и вине, но вскоре будет и на слабом – есть специальная марка. На неё нанесён двумерный штрих-код PDF417 с подробной информацией о производителе, лицензии, дате розлива и другими характеристиками напитка. При продаже каждой единицы алкогольной продукции, оклеенной федеральной специальной маркой (ФСМ) или акцизной маркой (АМ), необходимо сохранять в чеке информацию, содержащуюся на федеральной специальной марке, либо акцизной марке. Кассир должен считать сканером штрих-код на специальной марке, передав информацию о проданной бутылке в кассовую программу, совместимую с модулем ЕГАИС. Этот модуль принимает данные и с помощью программного ключа электронной подписи (его получает предприятие-лицензиат на каждый торговый объект) информация шифруется и передается в систему ЕГАИС, установленную у ФС РАР.

По сути ЕГАИС - это некий инструмент контроля над полным циклом всего оборота алкогольной продукции в России: от выхода бутылки с конвейера, продажи дистрибьюторами и торговыми предприятиями до ее попадания в корзину потребителя.

А так как помимо подключения к ЕГАИС сохраняется обязанность предприятия по ежеквартальному предоставлению Деклараций по обороту и продажам алкогольной и спиртосодержащей продукции в ФС РАР, то эти данные должны сходиться с теми, которые получает ЕГАИС. И, желательно, чтобы для составления Деклараций не уходило около месяца работы нескольких программистов и квалифицированных сотрудников.

Упрощенно Серия, с точки зрения ЕГАИС, должна содержать информацию о:

• Номенклатуре,
• Производителе,
• Дате розлива,
• Диапазоне марки (разбежке номеров).

Пока законодатель не обязывает включать информацию о серии и номерах марок в Декларацию, но это ПОКА.

Немного истории

Одномерный штрих-код товаров используется в большинстве магазинов при работе кассира.

При работе с алкоголем его проблемы известны давно. Так 3-х и 5-ти летние коньяки одного наименования у одного производителя имеют одинаковый штрих-код. А разница в цене существенна. Но главная проблема - фальсификация. Еще в 90-х годах алкоголь не фальсифицировал только ленивый.

В 1997 году администрацией Краснодарского края был закуплен в Англии станок для голографической печати. На нем стали печатать первую «марку качества» для алкогольной продукции, выпускаемой предприятиями Краснодарского края. Но борьба с нелегальным алкоголем официальных органов разбивалась об предприимчивость теневых бизнесменов. Где они доставали марки с подлинной голограммой? Этот вопрос остался в компетенции следственных органов.

Эта проблема есть и сейчас - слишком велика прибыль. При ревизии даже в сетевых магазинах выявляется алкоголь, который туда не завозили, или завозили - но в меньших количествах. Причем все бутылки имеют федеральную специальную марку либо акцизную марку. Ключом к решению проблемы фальсификации становятся данные двумерного штрих-кода PDF417. Они должны передаваться в ЕГАИС при реализации. Тогда «стыковать» данные о произведенной и проданной продукции становится задачей решаемой. А значит предприятиям, связанным с оборотом алкогольной продукции, придется самим усилить контроль над каждой бутылкой покупаемого и продаваемого алкоголя. Если расшифровать данные штрих-кода легко, то при чтении двумерного штрих-кода специальными сканерами появляется несколько десятков цифр, о расшифровке которых специальной информации пока нет.

Как это учитывать в УТ 11?

В УТ 11 отношение к сериям предельно простое: Вид номенклатуры и Годен до. Эти данные взяты из Демо-базы к УТ 11. Примера с алкоголем в Демо-базе нет.

Такой состав реквизитов серии определяется в справочнике Виды номенклатуры при установленном флаге Использовать серии и выборе в поле Серии идентифицируют :

Впрочем, небольшое разнообразие выбора есть. Для Вида номенклатуры Телевизоры в Демо-базе используется только Номер:

Наконец, можно создать вид номенклатуры, для которого серия - это партия товаров, имеющая одинаковый номер серии и срок годности :

Тогда в карточке справочника Серия номенклатуры можно будет указать Номер и Годен до (Дату розлива?!):

Как и учет по сериям, возможность вводить Сертификаты номенклатуры и сведения об алкогольной продукции в рознице появляются при установленных флагах в Настройках параметров системы, в блоке Номенклатура:

Если возможность ведения учета по сериям и формат записи серии определяется в виде номенклатуры, то в самой карточке номенклатуры возможно, установив флаг Вести учет сертификатов номенклатуры , получить такую возможность. Но можно определить обязательный учет сертификатов для Вида номенклатуры .

Вместо одной позиции номенклатуры можно обозначить список товаров, на которые этот сертификат действует. Так изображенный сертификат действует на 4 товара.

Данные будут записаны в регистр сведений Области действия сертификатов номенклатуры :

Отчет может выполняться с отбором по номенклатуре и сериям. Можно вывести Производителя номенклатуры и документ-Регистратор . Однако при такой настройке нужно внимательно выбирать строку, по которой остатки номенклатуры корректны:

Отчет Движение серии номенклатуры дает такую информацию:

Ни в одном из отчетов мне не удалось «вытащить» сертификат номенклатуры, хотя бы для того, чтобы проверить его наличие.

Как доработать УТ 11?

Введенная в УТ 11 серия алкогольной номенклатуры имеет следующие недостатки:

1. Поле Годен до становится бессмысленным, так как вина, водки и коньяки не имеют официального срока годности.
2. Поле Номер маловато, если указывать диапазон марок. Разбежка (диапазон) марок может состоять из нескольких диапазонов. Но размер вполне достаточен, если указывать идентификаторы справки Б (подробнее в продолжении статьи " ").
3. Трудно отсортировать серии по одной номенклатуре, так как справочник Серии номенклатуры имеет только три реквизита:

В справочник Серии номенклатуры можно ввести дополнительный реквизит Номенклатура серии:

Потом ввести дополнительный реквизит Вид специальной марки :

Потом доработать форму серии дополнительными реквизитами "Диапазон с" и «Диапазон по», а также «Датой розлива».

В документе Поступление товаров и услуг для данной номенклатуры серия обладает всеми дополнительными реквизитами:

Однако появляется сообщение о запрещении использовании модальных окон в данном режиме. Что бы это значило?

Отчет Ведомость по товарам на складах после расширенной настройки показывает введенные дополнительные реквизиты.

Какие проблемы по сериям могут возникнуть в УТ 11?

Ввод начальных остатков по сериям

При реальном внедрении проблемой может стать введение серий уже на этапе . Без введения серий документ не проводится. А в предыдущей программе на базе «1С:Предприятие 7.7» номер серии на этом предприятии формировался из номера приходной накладной и даты прихода, диапазон номеров не учитывался совсем. Пересчет номенклатуры не велся даже по штрих-кодам. Завести сразу «чистый» учет, проведя пересчет товаров вместе с введением серий, нереально: около тысячи наименований, до 10-ти серий на одно наименование алкогольной продукции, постоянное движение товаров. В Демо-базе УТ 11 начальные остатки молочных продуктов вводятся на Центральный склад, для которого настройка учета серий «на этом складе серии не учитываются»:

Если исправить эту ошибку и установить настройку учета серий для Центрального склада, то записать этот документ можно, но провести нельзя.

Для того, чтобы провести документ и получить данные хотя бы об остатках по номенклатуре, было принято решение о создании обработки, которая прописывает серию ЗАГЛУШКА для каждого элемента номенклатуры остатков:

Таким образом, проведя выгрузку данных по номенклатуре и количеству из старой программы в УТ 11, и установив в документах Заглушку для серий, можно планомерно продолжить работу по вводу серий по отдельным товарам или их группам.

Проблема ввода начальных остатков товаров по сериям появляется не только для алкогольной продукции, но и для любой другой, имеющей серийный учет.

Обработка «Установка Заглушки серий ввода остатков » приложена к статье.

Отчеты по проведенным и не проведенным документам

Любые типовые отчеты в УТ 11 работают только по записям регистров, которые выполняют проведенные документы. Дополнительный отчет показывает движение номенклатуры, но по документам (проведенным и не проведенным, кроме помеченных на удаление):

Зачем нужен этот отчет?

Даже в Демо-базе УТ 11 можно найти проблемы учета, которые могут появляться и в реальных базах по разным причинам. Выше уже упомянуто, что в Демо-базе для Центрального склада не установлена политика учета серий. Поэтому документ не проводится без указания серий. А если надо срочно посмотреть, сколько товара было во вводе остатков?

Сведенные вместе в отчете данные показывают абсурдность ситуации: молоко, приобретенное в январе 2012 года, не идентифицировано по сериям (срокам годности), а пересчет товаров спустя 2 года показывает остаток 11 единиц товара. Не хочется думать о том, какой запах мог стоять на этом складе…

В реальной базе отчет показывает, например, такую ситуацию:

Ввести данные по серии одной-единственной бутылки пользователь или не захотел, или забыл. Напоминаю, что документ Реализация товаров и услуг не провелся без указания серии.

А такой вариант помог найти ошибку в наименовании и штрих-коде (остатки одной номенклатуры перенесены двумя документами):

Отчет «Движение номенклатуры по сериям » приложен к статье.

Кстати, нужно помнить, что в УТ 11 печатные формы можно получить только у проведенных документов.

Вывод

Доработка УТ 11 (релиз 11.1.10) под нужды современных требований учета алкогольной продукции сложен, требует специальных знаний и большого объема работы. Полнота информации в справочнике Серии номенклатуры явно недостаточна для ведения полноценного учета алкогольной продукции.

Альтернативой может послужить специализированное решение «Управление торговлей алкогольной продукцией», созданное на базе УТ 11. Это решение - совместный продукт фирмы «1С» и «КТ-Алкоголь». Именно этот продукт был выбран для ведения учета в небольшой торговой сети. О проблемах его внедрения рассказано в следующей статье " .

Сразу хочу сказать, что серийный учет в указанных типовых конфигурациях ни как не связан с учетом по номерам ГТД , как это было например в конфигурации УТ 10.3.

И это здорово!

Теперь нет необходимости использовать серии, если нужно указывать номера ГТД в документах, когда по сути, серийного учета в компании нет.

ГТД указываются отдельно, учет по ним ведется только в регистрах: «Товары организаций», «Товары переданные на комиссию» и «Товары у партнеров» . Более того, в документах отгрузки, номера ГТД вообще не указываются , а подбираются автоматически.

Хорошо, теперь вернемся к сериям товаров…

Содержание

Серийный учет, общие настройки

Учет товаров по сериям целесообразно использовать в следующих случаях:

• необходимо учитывать сроки годности номенклатуры,
• необходимо учитывать уникальные серийные номера номенклатуры, или маркировать номенклатуру,
• необходимо дополнительное деление номенклатуры в учете по какому либо признаку (отдельные партии).

Вообще, учет по сериям в конфигурациях УТ 11.4, КА 2.4, ЕРП 2.4 весьма не простой и имеет большое количество настроек для реализации разных вариантов учета. Собственно, задача этой статьи, внести ясность в этот процесс как для настройки работы в пользовательском режиме, так и для возможной доработки системы.

На уровни всей конфигурации, использование серий включается в общих настройках системы «Номенклатура >> Разрезы учета»:

Если учет по сериям для конфигурации в целом включен, далее, его необходимо настроить отдельно для каждого вида номенклатуры, указав соответствующую галку в форме справочника вида номенклатуры:

Дальнейшая настройка состоит из нескольких этапов, которые мы подробно рассмотрим ниже.

Наследование настроек от других видов номенклатуры

Данная настройка позволяет выбрать одно из двух возможных значений - использовать ли настройки из других видов номенклатуры или создать новые. При выборе варианта «Используется также, как в других видах номенклатуры» , необходимо указать от какого вида номенклатуры будут наследоваться настройки, больше никаких дополнительных действий делать не нужно, все настройки будут заимствованы из указанного вида номенклатуры:

Настройка состава реквизитов серий

Перейдя по ссылке «Серия идентифицирует >> Изменить » можно выбрать реквизиты, которые будут идентифицировать серию. Настройка может быть выполнена в двух вариантах:

• Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер - в реквизитах серии обязательно указание серийного номера, также по желанию можно указать срок годности и дату производства. В политиках учета серий доступно только справочное указание серий или маркировка продукции для ГИСМ, если вид номенклатуры имеет особенность учета - «Продукция, маркируемая для ГИСМ» . В данном случае вместо номера серии добавляется отдельный обязательный реквизит «Номер КиЗ ГИСМ »:

.

• Партия товаров - в реквизитах серии указание номера серии не является обязательным, также по желанию можно указать срок годности и дату производства. В политиках учета серий можно выбрать любое из возможных значений, кроме «».

Дополнительно, для серий можно создать произвольное количество дополнительных реквизитов, используя стандартный механизм «Дополнительные реквизиты и сведенья ». Можно добавлять как общие реквизиты для всей номенклатуры, в которой используются серии, так и отдельные для каждого вида номенклатуры.

Основная политика учета выбирается одна для всех складов.

Дополнительно, есть возможность индивидуальной настройки политики для отдельных складов, для этого необходимо установить флаг «Есть индивидуальные настройки политики учета серий» , и указать необходимые политики для каждого склада:

Основным реквизитом политики учета по сериям является «Тип политики» , который, собственно, и определяет, каким образом будет вестись серийный учет по номенклатуре, для которой выполняется настройка.

Типы политик учета по сериям могут быть следующие:

• Авторасчет по FEFO остатков серий
• Маркировка продукции для ГИСМ

На общей схеме приведены особенности применения каждой политики: отражение данных в регистрах учета и в отчетах. Далее рассмотрим их отдельно, более детально:

Для данной политики допускается только справочное указание серий в документах. Документы, в которых необходимо указывать серии, можно выбрать указав соответствующие флаги:

В данном случае, учет остатков в разрезе серий не ведется . Данные по сериям отражаются только по регистру оборотов «Движения серий товаров» . Информацию по приходу и расходу серий можно посмотреть в отчете «Ведомость по сериям номенклатуры» .

Для данной политики выполняется количественный учет остатков в разрезе серий по складским регистрам учета: «Товары на складах » и «Товары в ячейках » (если склад является адресным). Также можно указать необходимость дополнительного контроля остатков в разрезе серий.

Для номенклатуры с данной политикой учета, информацию по сериям можно видеть в отчетах:

• «Ведомость по товарам на складах» .

В настройках политики учета, указание серий во всех возможных документах является обязательным. Существует возможность только выбрать один из трех вариантов указания серий в документах отгрузки:

• При планировании отгрузки - серию необходимо указывать в документах планирования: «Заказ покупателя», «Реализация в статусе подготовлена» . Серия указывается в регистрах накопления: «Товары к отгрузки», «Товары на складах», «Товары к отбору», «Товары в ячейках» . Есть возможность выполнять дополнительный контроль остатков в разрезе серий в документах, для этого у склада, выбранного в документе, должен быть установлен флаг «Контролировать оперативные остатки » на закладке: «Ордерная схема и структура ».

• При планировании отбора - серию необходимо указывать только в документах отгрузки товаров (если склад не ордерный) или в ордерных документах (если склад ордерный). Серия указывается в регистрах накопления: «Товары на складах, «Товары к отбору», «Товары в ячейках». Также, как и в первом варианте, можно дополнительно контролировать остатки в разрезе серий.
• По факту отбора - серии необходимо указывать после выполнения отбора товара в документе «Задание на отбор » (для адресного склада), или в документе «Расходный ордер на отгрузку » начиная со статуса документа «К проверке ». Контроль остатков по сериям в данном случае не выполняется. Серия указывается в регистрах накопления: «Товары на складах», «Товары в ячейках» .

Ошибка: Опытным путем выявлена ошибка поведения системы контроля остатков по сериям с вариантом указания серий «При планировании отгрузки ». Если с определенного периода времени установить оперативный контроль остатков для склада, при перепроведении ранее введенных документов (просто перепроввдение, без изменения), документы не удовлетворяющие новому контролю не будут перепроведены . Это противоречит общей концепции контроля остатков в конфигурациях УТ, КА, ЕРП - выполнение контроля только для изменяемых документов. Данная проблема связана с ошибочным формированием запроса, отслеживающего изменения по регистру учета «Товары к отгрузке ».

Управление по FEFO остатками серий

Для данной политики выполняется учет остатков в разрезе серий и сроков годности. В дополнении к предыдущему варианту, в документах отгрузки программа будет автоматически предлагать к выбору серии с более маленьким сроком годности по методу ФИФО .

Информация по сериям видна в отчетах, указанных выше, а также в отчете «Остатки товаров по срокам годности» .

В настройках политики учета, указание серий во всех возможных документах является обязательным. Для данной политики доступен только один вариант указания серий «При планировании отбора» :

Для данной политики выполняется имитация серийного учета по срокам годности по методу ФИФО . Фактически, учет не ведется, данные по сериям в регистрах накопления: «Товары на складах, «Товары к отбору», «Товары в ячейках» - не отражаются. Отражается только запись по регистру оборотов «Движения серий товаров» в момент поступления товаров.

В отчетах по движению товаров: «Движения товаров на адресных складах», «Ведомость по товарам на складах», «Ведомость по сериям номенклатуры» - информации по сериям нет (за исключение того, что в отчете «Ведомость по сериям номенклатуры» видны данные по поступлению товаров).

Информацию об остатках по сериям можно посмотреть только в одном единственном отчете «Остатки товаров по срокам годности » , данные в котором рассчитываются «налету», непосредственно в алгоритме формирования отчета.

Для данной политики вариант указания серий в документах не имеет значения, так как серии вообще не указываются в документах отгрузки:

Примечание: остается только гадать для какой цели разработчики реализовали авторасчет по ФИФО таким странным и не очевидным образом. Ну что же, нам остается только учитывать эту особенность при работе и планировании возможных доработок системы.

Для данной политики выполняется расчет себестоимости товаров в разрезе серий. Серия указывается в регистрах накопления: «Себестоимость товаров», «Выручка и себестоимость продаж» , как дополнительный разрез измерения «Ключи аналитики номенклатуры ».

Информацию по сериям можно увидеть в отчетах:

• «Ведомость по сериям номенклатуры»,
• «Движения товаров на адресных складах»,
• «Ведомость по товарам на складах»,
• «Ведомость по партиям товаров»,
• «Себестоимость товаров организаций».

Для данной политики доступен только один вариант отбора серий «При планировании отгрузки », так как серии необходимо указывать в документах отгрузки в любом случае для целей расчета себестоимости:

Маркировка продукции для ГИСМ

Данная политика учета является разновидностью справочного указания серий. Она используется для товаров с особенностью учета «Продукция, маркируемая для ГИСМ ». Для таких товаров использование серий является обязательным, причем доступна только одна, данная политика учета.

На этом я завершаю обзор механизма учета по сериям в конфигурациях УТ 11.4, КА 2.4, ЕРП 2.4.

Если информация была для Вас полезной, не забывайте ставить «Плюсик » J .

Другие мои статьи из серии «Механизмы учета в типовых конфигурациях УТ 11, КА 2, ЕРП 2 »

1. Интеркампани, новая методика учета