Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем. Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать Как осуществляется учет рабочего времени

Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.

Существуют следующие виды учета рабочего времени: несуммированный (поденный, еженедельный) и суммированный. Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов). Суммированный учет используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени вдень, в неделю может быть различной. Переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда.

До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время.

Отклонения от производительного использования проставляются как прогулы, несанкционированное отсутствие на рабочем месте, использование рабочего времени, оборудования, средств производства для решения личных вопросов. Споры в сфере применения норм, затрагивающих рабочее время работников, порой вызваны способом оплаты отдельных периодов работы, а также специальными нормами рабочего времени, устанавливаемыми для отдельных категорий работников.

Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье.

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст. 91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора. Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время.

Кому устанавливается неполное рабочее время

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

• дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
• подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
• трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
• лица, занятые во вредных (3-4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю.

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

• женщины, ожидающей ребенка;
• матери или отца ребенка младше 14 лет;
• матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
• ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением).

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции.

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации.

В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

• поденный;
• недельный;
• суммированный.

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

Не знаете свои права?

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.

Пример

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Скачать форму графика учета

Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

1. Вверху указывается наименование организации.
2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
9. Столбцы 10-13 используются для отметок о причинах неявок на работу.

Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.

Вне зависимости от того, в каком режиме работают сотрудники предприятия, на работодателя накладывается обязанность ведения учета отработанного ими времени. Для этого используется специальный табель, который является обязательным документам для любой фирмы или организации, осуществляющей хозяйственную деятельность.

Также с целью осуществления контроля над выполнением правил трудового распорядка, а также при использовании на предприятии ненормированного графика работы может использоваться специальный журнал учета. В отличие от табеля, он не является обязательным документом и используется на усмотрение работодателя. В указанном документе отмечается, сколько часов фактически отработал конкретный служащий в течение дня.

Что такое учет рабочего времени?

Данное понятие подразумевает под собой проведение действий, направленных на мониторинг работы сотрудников предприятия и соблюдение ими трудового распорядка. Учет времени является необходимой мерой для поддержания дисциплины. При нарушении действующих правил, трудящийся может быть привлечен к ответственности. В данном случае табель может быть использован в качестве доказательства вины работника. Это может пригодиться и в случае возникновения разногласий между сторонами.

Кроме того на основании сделанных в табеле учета отметок, производится расчет оплаты труда. В связи с тем, что в указанном документе проставляется не количество часов, а факт того, что служащий отработал установленную на предприятии норму часов, такой способ учета в полной мере не будет подходить для тех лиц, которые работают по ненормированному графику.

Порядок осуществления учета времени труда закреплен нормами Трудового кодекса РФ. Согласно положениям указанного нормативного акта, в рабочее время включаются не только периоды непосредственно выполнения служащим должностных обязанностей, но и обязательный перерыв для приема пищи и отдыха. Помимо этого, любой трудящийся имеет право на выходные дни, количество которых зависит от графика работы гражданина и продолжительности его производственных смен.

Согласно ст.91 ТК РФ максимальная продолжительность труда в неделю, в общем порядке, не должна превышать 40 часов. Если специфика деятельности фирмы и должностных обязанностей служащего не позволяет использовать «стандартную» схему учета рабочего времени, то в его отношении может применяться суммированный порядок исчисления нормы.

Помимо контроля над соблюдением трудящимися положенного, согласно локальным нормативным актам, времени работы, учёт используется с целью:

• Контроля над своевременным началом и прекращением работы;
• Выявления отсутствующих и опаздывающих сотрудников;
• Проверки их присутствия на рабочем месте в течение смены, соблюдения временных рамок во время перерыва;
• Учета фактически отработанных часов, времени вынужденного простоя и сверхурочной работы;
• Фиксирования нахождения служащего в отпуске или на больничном, для расчета полагающихся ему выплат.

Положение об учете рабочего времени

На каждом предприятии работодатель самостоятельно разрабатывает график работы для своих сотрудников, исходя из производственной необходимости, а также должностных обязанностей каждого из трудящихся. При этом необходимо учитывать правила и ограничения, установленные действующим законодательством.

Документом, фиксирующим распределение трудового времени служащих и его чередование с выходными днями, является положение об учете рабочего времени. В то же время, данный документ не должен противоречить положением ТК РФ и иных федеральных и отраслевых нормативных актов. В его тексте должен быть указан не только режим работы, но и нарушения, за допущения которых лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

Для ведения учета трудового времени на каждом предприятии должны присутствовать трудящиеся, которые будут вести табель. Они со своей стороны несут ответственность за соблюдение установленных правил оформления указанного документа и достоверность совершаемых в нем записей. Также в их обязанности входит:

• Разработка рабочих графиков трудящихся;
• Проставление времени, когда работник приступил к выполнению должностных обязанностей и покинул рабочее место;
• Соблюдение служащими установленного регламента и нормы-часов;
• Проверка документов, подтверждающих обоснованность отсутствия трудящегося на рабочем месте (листок временной нетрудоспособности, командировочное удостоверение и т.д.);
• Сообщение руководству о допущенных нарушениях трудового распорядка.

Лицо, ответственное за ведение учета трудового времени, должно быть под роспись ознакомлено с соответствующим положением, с целью надлежащего исполнения возложенных на него обязанностей.

Особенности распределения трудового времени служащих

В ряде случаев порядок распределения рабочих часов, может существенно отличаться и требовать особого подхода. К такому времени относятся:

1. Выходные и праздничные дни. Несмотря на то, что привлечение к работе в указанные дни запрещено, выход сотрудников возможен при соблюдении установленного законодательством порядка. При этом они будут трудиться на особых условиях и могут получить либо двойную оплату за отработанные часы, либо дополнительный отгул при сохранении обычной ставки.
2. Временная нетрудоспособность служащего отмечается отдельно и оплачивается согласно предоставленному больничному листку.
3. Сверхурочные – также фиксируются в табеле отдельно. Согласно ст.99 ТК РФ на работодателя налагается обязанность точного учета количества отработанных часов свыше установленной нормы.
4. Вынужденный прогул – представляет собой отсутствие служащего на рабочем месте по вине нанимателя. При наличии достаточных доказательств, указанное время оплачивается в полном объеме так, будто сотрудник выполнял свои должностные обязанности.
5. Простой – представляет собой время, когда гражданин находился на рабочем мете, но не выполнял возложенных на него функций. Оплата указанного времени производится только в случае, если такое невыполнение работы произошло по вине работодателя.
6. День завершения командировки – указанный день оплачивается служащему как командировочный, несмотря на то, что он не должен при этом находиться на предприятии.

Виды учета рабочего времени

Действующим законодательством установлено 3 основных разновидностей учета рабочего времени:

• Поденный – используется в случае, если на предприятии установлен «стандартный» режим труда с соблюдением установленных суточных и недельных норм рабочего времени.
• Понедельный – применяется в отношении работ, предусматривающих выполнение служащими своих должностных обязанностей в рамках недельной нормы.
• Суммированный – подходит в случае, если специфика работы не позволяет применять при учете рабочего времени установленные законодательством суточные и недельные нормы.

Учет времени труда за день

В данном случае учет производится на основании установленной дневной нормы часов. Согласно ст.91 ТК РФ в общем порядке в неделю гражданин может трудиться не более 40 часов. Указанное время может быть разделено на два графика:

• 5/2 – при котором на один трудовой день приходится 8 рабочих часов;
• 6/1 – в данном случае продолжительность рабочей смены определяется работодателем, но не может превышать 7-ми часов.

В случае необходимости продолжения выполнения должностных обязанностей после завершения рабочей смены, указанное время должно быть зафиксировано, как сверхурочная работа и оплачено в установленном порядке.

Учет времени труда за неделю

При использовании на предприятии указанного вида учета времени продолжительность учетного периода всегда будет составлять 40 часов. Однако при этом может варьироваться длительность труда в течение трудовых дней. Главное в данном случае, чтобы количество фактически отработанных часов не превышало установленную недельную норму.

Зачастую, указанный порядок учета времени используется при использовании на предприятии сменного или гибкого трудового графика.

Суммированный учет времени труда

В ряде случаев использование дневного и недельного учета времени не подходит в связи со спецификой осуществляемых работником трудовых функций. Такой способ подойдет для работников, задействованных в сезонных работах, трудящихся на непрерывном производстве, а также по гибкому графику.

В данном случае ответственный работник рассчитывает норму часов для более продолжительного промежутка времени (к примеру, месяца или полугодия). Максимальная величина учетного периода, согласно ч.1 ст.104 ТКРФ, не может превышать 1-го года. Вне зависимости от длительности учетного периода, при перерасчете на недельный показатель, количество отработанного времени не должно превышать установленную законодательством норму.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

На каждом предприятии руководство самостоятельно определяет допустимые методы осуществления учета времени работы и контроля над соблюдением установленных правил трудового распорядка. С этой целью может использоваться:

• Введение отчетности для всех сотрудников;
• Контроль времени прибытия и ухода с предприятия трудящихся путем привлечения специального работника и наложения на него соответствующих обязанностей. С целью обеспечения контроля вся информация вносится в журнал учета, который сдается руководителю вместе с отчетом.
• Внедрение контрольно-пропускной системы, путем введения электронных карт или иных способов идентификации сотрудников;
• Установка системы видеонаблюдения.

Табель учета рабочего времени

Как уже было отмечено, табель учета времени труда является документом, обязательным для ведения на предприятии. В нем отражается информация о выполнении работниками установленной на предприятии нормы часов, а также время их отсутствия и причины такового. На основании данного документа осуществляется контроль, и производиться расчет заработной платы трудящихся.

Действующим законодательством допускается как ведение табеля вручную, так автоматически, исходя из применяемых на предприятии методов учета времени труда.

Правила ведения учета времени труда

Основным правилом осуществления на предприятии учета времени труда является обязательность ведения табеля на бумажном носителе. Даже если на фирме используется автоматический способ его заполнения в электронном виде, впоследствии он должен быть распечатан и подисан уполномоченным лицом. Данный документ оформляется на бланках установленного образца.

Первого числа каждого учетного месяца открывается новый табель, в котором ответственное лицо проставляет необходимые отметки. В конце отчетного периода, после внесения всех записей, данный документ передается в бухгалтерию для проведения расчетов выплат. Каждому сотруднику предприятия присваивается личный табельный номер, на основании которого производятся необходимые подсчеты.

Порядок ведения учета

Порядок ведения учета трудового времени на предприятии производится согласно правилам, установленным нормами действующего законодательства. Не допускается отказ от его осуществления, так как это является грубым нарушением прав трудящихся.

Учет времени работы производится на основании установленного режима и распорядка труда. Если для ряда категорий сотрудников необходимо ввести ненормированный график работы, такое решение должно быть оформлено в письменном виде, а перечень должностей, привлекаемых к такому графику труда – согласован с профсоюзом. Соответствующие положения должны быть внесены в локальные документы предприятия, а также трудовые договоры служащих, на которых распространяется нововведение.

Для учета времени труда по ненормированному графику также может использоваться специальный журнал, в котором отмечается количество часов, фактически отработанных конкретным служащим.

Учет рабочего времени ведется практически в каждой организации. Данная миссия, как правило, возложена не на плечи работодателя, а на физическое лицо, являющееся его представителем. Я ошибочно думал, что если я задерживаюсь на работе, то данное время учитывается и в конце месяца мне полагается денежная компенсация.

Также я заблуждался, считая, что процедура учета может производиться исключительно по дням. В статье я расскажу о том, что такое учет рабочего времени, обязателен ли он, а также на какие основные виды подразделяется. Данная информация поможет физическим лицам обрести четкое понимание того, каким образом должен происходить контроль отработанного времени.

Учет рабочего времени сотрудников

В третьем пункте статьи под номером 91 действующего российского Трудового кодекса зафиксирована такая обязанность руководителя, как ведение учета отработанного подчиненными времени. Во внимание берутся исключительно фактические часы. Например, если у физического лица десятичасовой рабочий день и оно отпрашивалось по уважительной причине на два часа, то все равно в итоге будет засчитано восемь часов.

Руководителю необходимо уполномочить одного из сотрудников на осуществление контроля количества часов, отработанного другими подчиненными. Данное физическое лицо обязано будет наблюдать за каждым работником отдельно. В зависимости от графика и видов рабочего времени выбирается та или иная категория его учета. По результатам подсчитанного времени, на протяжении которого определенный сотрудник находился на работе, начисляется заработная плата, а также некоторые другие денежные компенсации.

Если подчиненный систематически опаздывает либо прогуливает работу без уважительных причин, то руководитель сможет об этом узнать, ознакомившись с журналом учета. В результате подчиненному будет выписан штраф либо сделан выговор. Также в данном документе фиксируются и переработки, подразумевающие предоставление вознаграждений для работников.

Понятие рабочего времени и его виды

Временной отрезок, в течение которого физическое лицо обязано исполнять свои должностные обязанности, называется рабочим временем. Данный факт запечатлен в 91 статье, расположенной в действующем Трудовом кодексе. Помимо того, длительность отработанного времени обязательно должна быть отражена в трудовом соглашении.

Временные промежутки, которые физическое лицо потратило на подготовительные к работе меры (например, включение оборудования), также учитываются в количество проведенных на работе часов. То же самое касается и времени, которое ушло на дополнительные действия, требующиеся для завершения работы (к примеру, выключение техники и/или уборку рабочего места).

Действующим законодательством утверждено несколько типов рабочего времени. В зависимости от того, по какому именно виду работает тот или иной сотрудник, выбирается соответствующая категория для учета. Существует три основных метода для осуществления учета:

1. Нормальный. Данный тип применяется к подчиненным, работающим по стандартному графику. Время нормального вида вводится исключительно для тех физических лиц, которые выполняют свои обязанности в нормальных условиях труда. Кроме того, этот вид времени применим, если подчиненные не нуждаются в обеспечении особых условий по охране их труда. Нормальное рабочее время подразумевает сорок отработанных часов на протяжении одной недели. Если утвержден пятидневный график, то за один день физическое лицо обязано отработать восемь часов. Учет производится либо по каждому дню отдельно, либо за всю неделю сразу.
2. Сокращенный. Если длительность рабочего времени составляет меньше сорока часов в неделю (то есть отличается от нормального режима), то такой график относится к сокращенному виду. Особенностью данной категории является то, что, несмотря на уменьшенное количество часов, сотрудники получают заработную плату, как и в случае работы по нормальному режиму. Однако исключение составляют несовершеннолетние физические лица. Оплату за свой труд они получают на основании фактически отработанных часов. Как правило, сокращенный график вводится для подчиненных, работа которых связана с вредными условиями труда, для не полностью трудоспособных сотрудников (инвалидов), а также для подчиненных, не достигших восемнадцати лет. Режим сокращенного вида регламентируется специальным документом, согласно которому в результате определяются правила учета.
3. Неполный. Если физическое лицо за неделю отрабатывает меньше стандартной нормы, то оно трудится по неполному графику. Данная категория подразделяется еще на две группы — на неполный день и неделю. В первом случае длительность дня является уменьшенной, но при этом количество рабочих дней в неделю остается неизменным. Во втором случае физические лица могут трудиться меньше дней в неделю, чем установлено графиком, но при этом отрабатывать стандартную часовую норму. Например, у меня на фирме восьмичасовая пятидневка. Я сократил неделю до четырех рабочих дней длительностью по десять часов.

За каждым сотрудником документально должен быть закреплен определенный вид рабочего времени, установленный на основании действующих актов трудового законодательства. На основании деталей и особенностей, прописанных в данном документе, человек, которого руководитель сделал уполномоченным, осуществляет контроль проведенного на работе времени.

Виды рабочего времени по Трудовому кодексу

Существует несколько классификаций, согласно которым может производиться учет рабочего времени сотрудников. Однако в основе каждого подхода лежит временной промежуток, соответствующий рабочему графику физического лица.

Российским Трудовым кодексом утверждено три основные группы. Первая — это дневной контроль времени. Представитель начальника согласно данному подходу должен фиксировать количество часов, которые были отработаны за один день. Такая форма учета хороша в тех случаях, когда продолжительность рабочего дня является постоянной величиной. Если физическое лицо в какой-то день трудится больше, чем нужно, то данный факт также фиксируется.

Количество переработанных часов записывается в журнал учета. В конце месяца руководитель делает перерасчет заработной платы и начисляет надбавку. Для того чтобы ознакомиться с правилами установления длительности рабочего дня для специальных категорий подчиненных, необходимо изучить 94 статью действующего трудового законодательства.

Второй тип учета — понедельный. Такой тип следует использовать, если длительность рабочего дня варьируется. Учет все равно должен производиться по дням. Однако итоговые результаты подводятся в конце недели. Таким образом, последствия для сотрудника, касающиеся отработанного ним времени, оглашаются исключительно по истечении рабочей недели. И последний вид учета рабочего времени согласно данной классификации — суммарный.

Этот тип применим в тех случаях, когда дневной либо недельный контроль неприменим (например, если сотрудники работают по плавающему графику). Согласно данному типу учета, необходимо суммировать отработанные часы в течение месяца, квартала либо любого другого оговоренного отрезка времени. Ведение суммарного учета требуется для того, чтобы сотрудники не работали больше нормы времени, установленной на законодательном уровне.

Учет рабочего времени сотрудников – одна из прямых обязанностей работодателя, позволяющая определить норму труда и правильно рассчитать заработную плату. Точный учет отработанных рабочих часов позволяет руководству поддерживать в коллективе трудовую дисциплину и внутренний распорядок в организации.

Обратите внимание: основным документом, содержащим сведения об отработанном времени каждого сотрудника – это Табель учета рабочего времени.

Виды учета отработанного времени

Формы учета рабочего времени:

1. Поденный. Особенность этой разновидности учета – равная продолжительность рабочего дня (не более 40 ч. в неделю). Является наиболее распространенной учетной формой, при которой сотрудники трудятся на «пятидневке» или «шестидневке». Если по определенным обстоятельствам работник вынужден задержаться или продолжить выполнение работы в выходной (праздничный) день, то оплата рассчитывается по тарифам, установленным для сверхурочной работы. Как оплачивается сверхурочная работа по Трудовому кодексу, можно узнать из статьи .
2. Понедельный. Особенностью этой разновидности учета является установление единой продолжительности рабочей недели (не более 40 ч.), но длительность рабочего дня (смены) может существенно варьировать.
   Главное условие – суммарно отработанное время в продолжение недели не должно превышать установленную для данной категории работников. По такой схеме выполняют трудовые функции сотрудники по сменному и гибкому рабочему графику.
3. Суммированный. Его особенностью является то, что он устанавливается при невозможности распределить рабочее время на одинаковые по продолжительности рабочие дни (смены) или недели. Суть этой формы учета заключается в выделении конкретного учетного периода (не более 1 года, см. ст. 104 ТК РФ) – месяца, квартала и др. При этом отработанное сотрудником время не должно выходить за рамки средней нормы (40 ч. в неделю). Применяется при вахтовом методе, сезонных работах и др.

Перечисленные виды учета рабочего времени могут применяться работодателем при выполнении им своих обязанностей по своевременному и точному внесению часов, отработанных конкретным сотрудником, в Табель.

Информация о суммированном учете рабочего времени представлена в следующем видеоматериале

Способы учета рабочего времени

Существует несколько методов, посредством которых производится учет отработанного времени. К ним относится:

1. Контроль времени прихода и ухода сотрудников. Осуществляется назначенным ответственным лицом (к примеру, вахтером), отчитывающимся перед руководством.
2. Надзор за рабочим процессом. Способствует рациональному использованию рабочего времени, обеспечивает сведение временных отлучек сотрудников от рабочего места к минимуму.
3. Самостоятельная отчетность работников. Сотрудники самостоятельно отмечают количество выполненной работы и сдают отчеты руководству.

Кроме основных, существуют и другие методики – видеонаблюдение и специальное программное обеспечение, записывающее действия работников (для сотрудников офиса).

Учет рабочего времени нужен для того, чтобы сотрудники соблюдали : приходили в положенное время и находились на рабочем месте в течение рабочего дня, а также вовремя возвращались с обеденного перерыва и оканчивали работу.

Заполнение Табеля учета

Учет рабочего времени по ТК РФ производится в Табеле учета рабочего времени. В нем подлежат указанию следующие сведения:

• отработанные каждым сотрудником рабочие часы;
• прогулы и опоздания;
• больничные отпуска;
• преждевременные уходы с рабочего места;
• переработки сверх установленной нормы и др.

Табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Работодатель на его основании может приять решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику или о его увольнении (например, при прогуле).

Формы ведения

Главное правило, предъявляемое к Табелям учета рабочего времени – это точная фиксация отработанных работником часов.

Существует несколько способов его ведения:

• Письменный. Информация о каждом из сотрудников фиксируется на бумажном носителе (специальный журнал можно приобрести или заказать).
• Электронный. По форме он не отличается от бумажной версии, но заполнение граф осуществляется на компьютере.

Стоит отметить: сотрудников, ответственных за ведение Табеля учета, необходимо под роспись ознакомить с положением об учете рабочего времени.

Выбор конкретного способа ведения Табеля зависит от пожеланий работодателя. Некоторые кадровые специалисты ведут одновременно письменный и электронный Табель, что гарантирует высокий уровень сохранности вносимых сведений.

Итак, контроль и учет рабочего времени сотрудников – это прямые обязанности работодателя, осуществляемые им посредством Табеля учета рабочего времени. Если возникают сомнения в правильности расчета заработной платы, то сотрудник может потребовать предъявления сведений, на основании которых был осуществлен подсчет.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях